Luôn luôn trả lời những cuộc điện thoại giống như là một cuộc gọi trung gian, thậm chí những câu trả lời trên đường dây tại nhà. Các khách hàng gọi điện cho bạn sẽ không bị ảnh hưởng bởi câu trả lời của trẻ con trên điện thoại hoặc bởi tiếng chói tai trên tivi. Cảm giác mộc mạc này thì thích hợp đối với việc kinh doanh tại nhà, nhưng xem ra không thích hợp khi bạn đang cố mô tả một hình ảnh năng động trong thời đại kỹ thuật. Nó cho thấy rằng thật là thiết yếu khi số điện thoại chính của bạn phải có voice mail. Bạn cũng phải có một đường dây điện thoại phụ, hoặc đường dây gọi. Vì thế, bạn không bỏ lại các cuộc gọi có thể dẫn đến việc bạn gặp các khách hàng mới.

Voice mail giúp tôi làm việc tốt. Trước đây tôi đã dùng các dịch vụ trả lời, với các mức độ thành công khác nhau. Tôi chuyển hướng dùng voice mail, bởi vì tôi muốn rằng nhiều người thích để lại một thông báo voice mail chi tiết cho tôi hơn là gửi cho tôi một thông báo đến một tổng đài riêng. Phần lớn các thông báo được trợ giúp bằng tổng đài riêng đều kết thúc bằng câu nói, “Vui lòng gọi Mr.Jone. Ông ấy có chuyện cần gặp ông”. Vào những ngày này hầu như nhiều người cảm thấy thoải mái khi nói chuyện với một cái máy, nhưng nếu bạn cảm thấy các khách hàng của bạn thích nói với một người thật, hãy tham kháo với một số dịch vụ trả lời và cố tìm cho đến khi bạn tìm được một dịch vụ đáp ứng các nhu cầu của bạn.

Bạn có thể thích dịch vụ voice mail hơn các máy trả lời. Tôi đã dùng một máy trả lời một thời gian, nhưng nhận thấy rằng nhiều lần tôi bận rộn với một cuộc gọi quan trọng mà tôi không muốn ngắt quãng khi dùng dịch vụ đợi. Máy trả lời không thể đón lấy cuộc gọi, vì thế người gọi sẽ nghe một tiếng chuông liên hồi. Sau một số giải pháp thử nghiệm, tôi quyết định chọn dịch vụ voice mail qua công ty điện thoại địa phương. Giờ đây, khi có một cuộc gọi kế đến, tín hiệu đợi cuộc gọi báo cho tôi biết và tôi có thể quyết định hoặc tiếp xúc với người gọi đầu tiên hoặc nối máy với cuộc gọi kế hoặc để cho cuộc gọi kế đi vào voice mail.

Nếu văn phòng tại nhà của bạn mất nhiều khách hàng và bạn muốn đến gặp họ hoặc cố tìm các khách hàng mới, hãy nhớ rằng bạn cần truy cập nhanh các thông báo của bạn. Mặc dù tôi sẽ nhận được một thông báo voice mail, phần lớn thời gian khi nhiều người để lại cho tôi một voice mail, tôi cần biết về nó ngay. Theo cách đó, tôi có thể quyết định liệu xem tôi có thể ngắt quãng những gì tôi đang nói để trả lời không. Tôi đã mua một cái pager (máy nhắn tin) rẻ để báo cho tôi biết bất kỳ lúc nào ai đó để lại một thông báo. Thiết bị này giúp tôi thoái mái khi chuyển từ cuộc gọi này đến cuộc gọi khác suốt ngày để kiểm tra các thông báo voice mail.

Một phấn nhỏ cuối cùng đối với việc nối kết điện thoại hoàn toàn của tôi là điện thoại mạng. Khi đang trên đường, và máy nhắn tin báo cho tôi biết có một voice mail, tôi không cần mất thời gian để xác định một cú gọi trả tiền. Tôi có thể nhanh chóng kiểm tra các thông bảo và/hoặc trả lời cuộc gọi ngay lập tức hoặc thực hiện một ghi chú để trả lời cuộc gọi khi tôi trở về văn phòng. Tuy vậy, tôi không để điện thoại di động của tôi mở, vì tôi không nhận các cuộc gọi đến và tín hiệu không tiếp cận với tôi khi tôi ở gần hay ở tại văn phòng nhà.